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Tipps & Tricks für effizienteres Arbeiten

Wie organisiere ich meine Buchhaltungsunterlagen am Besten? Was muss auf einer Rechnung alles angegeben sein? Gibt es eine einfache und kostengünstige Möglichkeit Belege so zu erfassen, dass mein Steuerberater rasch darauf zugreifen kann, ohne dass ich ihn extra aufsuche?

Häufig gestellte Fragen, die wir gerne beantworten. Sollten Sie ebenfalls Fragen haben, <Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spam Bots geschützt, zum Ansehen müssen Sie in Ihrem Browser JavaScript aktivieren.>.

Wie muss ich als Einnahmen-Ausgaben-Rechner meine Buchhaltungsunterlagen organisieren?

Die Belege, die bei einem Einnahmen-Ausgaben-Rechner anfallen sind im Normallfall folgenden vier „Belegkreisen“ zuzuordnen:
  • Wareneingangsbuch
  • Banken
  • Spesenbuch, Spesenverteiler, Barverrechnung („Kassabuch“)
  • Buchungsbelege bzw. andere Dokumente

Wir empfehlen unseren Klienten zwei Ordner für noch nicht verbuchte Blege anzulegen. Zwei Ordner deshalb, weil einer meist zum Aufbuchen der Belege einige Zeit in unserer Kanzlei sein wird. So können zum Beispiel die Belege für Jänner im ersten Ordner erfasst werden, jene für Februar im zweiten. In der Zwischenzeit können die Belege aus dem ersten Ordner (Jänner) aufgebucht werden. Im Ordner selbst werden die Belegkreise (siehe oben) durch Zwischenblätter getrennt.

Die Belegkreise sollten aufsteigend nach folgendem Schema angelegt sein:
  • Banken
  • Wareneingangsbuch
  • Spesenbuch, etc.
  • Buchungsbelege bzw. andere Dokumente

Weitergehende Details übermitteln wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch.
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Welche Angaben muss eine Rechnung unbedingt enthalten?

Eine Ausgangsrechnung muss unbedingt enthalten:
  • Namen und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers (also Ihre)
  • Namen und Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder des Empfägers der sonstigen Leistung (Ihr Kunde)Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung
  • Tag der Lieferung oder der Leistung, oder den Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde. Wird eine Lieferung oder Leistung abschnittsweise abgerechnet (z.B.: Lebensmittellieferungen) genügt die Angabe des Abrechnungszeitraumes sofern er einen Monat nicht übersteigt.
  • Das Entgelt und den anzuwendenden Steuersatz bzw. im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt.
  • den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag

Außerdem muss eine Rechnung noch folgende Angaben enthalten:
  • Ausstellungsdatum
  • eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung nur einmalig vergeben wird
  • Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nummer) bzw. wenn es sich beim Kunden ebenfalls um ein Unternehmen handelt auch dessen UID-Nummer.
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Wie kann ich Belege rasch selbst erfassen und diese zeitnah an meinen Steuerberater übermitteln?

Eine Möglichkeit wäre, das Online-Buchungstool on.FIBU, welches von unserem IT-Partner BSO mit unserem Spezialwissen entwickelt wurde. Auf der on.FIBU-Internetseite können Sie rasch die anfallenden Belege eingeben.

Diese werden via Online-Verbindung direkt Ihrem Steuerberater zur Verfügung gestellt. Nähere Details zu diesem Internetprogramm, das vor allem für kleine und mittlere Unternehmen eine kostengünstige Alternative zur Erfassung von Belegen durch eine Buchhaltungskraft ist, finden Sie hier.
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