Arbeitsaufzeichnungen: Lücken haben ihre Tücken

Arbeitsaufzeichnungen: Lücken haben ihre Tücken

Vorsicht. Bei unvollständigen Arbeitsaufzeichnungen kann es im Rahmen einer GPLA-Prüfung zu Problemen kommen. Seit 2008 können außerdem auch noch Strafen verhängt werden.
Die Aufregung war groß. Mit Beginn des Jahres 2008 wurden die Sanktionen im Zusammenhang mit Arbeitszeitaufzeichnungen deutlich verschärft. Fehlende bzw. mangelhafte Arbeitszeitaufzeichnungen können nicht nur Verwaltungsstrafen nach sich ziehen, sondern führen mitunter auch zu Nachforderungen von Seiten der Sozialversicherung bzw. des Finanzamtes.

Wer muss Aufzeichnungen führen?

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen. Er kann diese Aufzeichnungspflicht an seine Arbeitnehmer übertragen. In diesem Fall ist der Arbeitgeber jedoch für eine Anleitung zum richtigen Führen der Aufzeichnung bzw. eine angemessene Kontrolle verantwortlich. Die Aufzeichnungspflicht besteht für alle Betriebe, auch für Kleinunternehmen mit nur einem Beschäftigten. Selbst wenn die Tagesarbeitszeit generell festgelegt ist müssen Aufzeichnungen geführt werden. Arbeitszeitaufzeichnungen sind ebenso für Teilzeitbeschäftigte (auch geringfügig Beschäftigte) und für Arbeitnehmer mit All-in-Vereinbarungen zu führen. Der Arbeitgeber ist außerdem verpflichtet an einer gut sichtbaren Stelle im Betrieb die Regelung über Beginn und Ende der Normalarbeitzszeit, Ruhepausen und die wöchentliche Ruhezeit auszuhängen.

Wie müssen richtig geführte Aufzeichnungen aussehen?
Prinzipiell können die Aufzeichnungen händisch oder elektronisch geführt werden. Sie entsprechen dem Gesetz, wenn die tatsächliche Arbeitszeit nach Kalendertagen und Uhrzeit erfasst wird. Zusätzlich muss auch der Beginn und das Ende der Ruhepausen erfasst werden.

Beispiel:

Vorname und Nachname: ................      Monat und Jahr: ....................

Arbeitszeitaufzeichnungen

TagArbeits-
beginn
Arbeits-
ende
Pause
von - bis
Tagesarbeitszeit
(ohne Pausen)
Notizen
1. 8:00 16:00 12:00-12:30 7:30
2.
3.
4.

Die Aufzeichnung von Ruhepausen kann entfallen, wenn durch eine Betriebsvereinbarung Beginn und Ende der Ruhepausen festgelegt ist. Sie kann auch entfallen, wenn der Arbeitnehmer innerhalb eines festgelegten Zeitraumes selbst bestimmen kann, wann er seine Ruhepause konsumiert.

Bei Arbeitnehmern, die nicht dem Arbeitszeitgesetz unterliegen, ist auf die speziellen Arbeitszeitbestimmungen zu achten. Diese enthalten zumeist ebenfalls Vorschriften. Zu dieser Gruppe von Arbeitnehmern zählen unter anderem:
  • Leitende Angestellte, denen maßgebliche Führungsaufgaben selbstverantwortlich übertragen sind (GmbH-Geschäftsführer)
  • Kinder und Jugendliche bis zum 18. Lebensjahr
  • Hausgehilfen und Hausangestellte

Ausnahmen.
Arbeitnehmer, die ihre Arbeitszeit überwiegend außerhalb der Arbeitsstätte verbringen, und Arbeitszeit sowie Arbeitsort weitgehend selbstbestimmen, können eine reine Saldenaufzeichnung führen.
z.B.:
16.07.2012: 7,5 Stunden
17.07.2012: 8 Stunden

Tipp. Um sich vor ungerechtfertigten Forderungen zu schützen, ist es sinnvoll, die Aufzeichnungen zumindest monatlich vom Mitarbeiter gegenzeichnen zu lassen.  Nur dann kommt Ihnen volle Beweiskraft in einem eventuellen (Arbeits-)Gerichtsverfahren zu. Schaffen Sie sich mit Hilfe der Arbeitszeitaufzeichnungen einen Überblick über geleistete Mehrstunden von Teilzeitbeschäftigten und vermeiden Sie Mehrarbeitszuschläge. Der Zuschlag entfällt, wenn die Mehrarbeitsstunden innerhalb von drei Monaten durch Zeitausgleich im Verhältnis von 1:1 ausgeglichen werden.

Bei Fragen stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Verfügung.