Betriebsprüfung: Eine gute Vorbereitung ist die Basis für den Erfolg

Betriebsprüfung: Eine gute Vorbereitung ist die Basis für den Erfolg

„Viel ausgegeben und wenig eingenommen - für die Finanz und mich ist leider nichts geblieben.“ Mit diesem Satz wurde die wohl kürzeste Steuererklärung aller Zeiten begründet. Eine Erklärung, die im Rahmen einer Betriebsprüfung auf Herz und Nieren geprüft wird. Deshalb ist ein gute Vorbereitung auf die Prüfung durchs Finanzamt die Basis für den Erfolg.
Überfallsartige Betriebsprüfungen durch das Finanzamt sind in der Praxis eher die Ausnahme. Im Normalfall wird eine Außenprüfung durch das Finanzamt zumindest eine Woche vorher beim Abgabepflichtigen oder seinem Steuerberater angekündigt. Außer wenn eine Ankündigung den Zweck der Prüfung vereiteln würde. In der Regel erfolgt diese Ankündigung telefonisch.

Vorbereitung.
Bereits vor Beginn der Prüfung sollte festgelegt werden, ob die Prüfung in Ihrem Unternehmen oder bei Ihrem Berater stattfinden soll. Unsere Kanzlei verfügt an allen Standorten über eigene Räumlichkeiten in denen solche Prüfungen durchgeführt werden können. Je besser die Arbeitsverhältnisse für den Prüfer sind, desto rascher wird die Prüfung abgewickelt.

Sofern steuerliche Risken bekannt sind, sollten diese prinzipiell bei der Erstellung der Jahressteuererklärung besprochen werden. Im Vorfeld einer Prüfung müssen diese Risken aber auf alle Fälle noch einmal mit unseren Steuerberatern durchgegangen werden. In diesem Gespräch können Strategien festgelegt und Argumentationshilfen (z.B.: Aktennotizen, Gutachten, etc.) vorbereitet werden. Leider ist die Steuergesetzgebung nicht immer so glasklar, dass sie keinen Spielraum für Interpretationen und unterschiedliche Auslegungen eines Sachverhalts lässt.

Ebenfalls vor der Prüfung sollten Sie entscheiden, ob eine Selbstanzeige im Sinne des Finanzstrafgesetzes notwendig ist. Unter bestimmten Voraussetzungen zieht diese nämlich Straffreiheit nach sich.

Atmosphäre.
Niemand wird gern geprüft, trotzdem sollten Fairness und Höflichkeit gewahrt bleiben. Exzessive Essenseinladungen sollten Sie vermeiden. Sie könnten falsch gedeutet werden. Gegen eine Einladung in die Unternehmenskantine spricht allerdings nichts. Geschenke sind ein absolutes Tabu. Sowohl das Beschenken, als auch die Annahme von Geschenken sind strafbar.

Unterlagen. Für die Prüfung sollten Belege und Unterlagen griffbereit sein. Um den Prüfungsablauf zu beschleunigen bietet sich an, vom Prüfer eine Liste der Unterlagen anzufordern. Die Belege selbst sollten auf jeden Fall vorher kontrolliert werden. Eine Ausnahme bilden  Routinebereiche. Angeforderte Unterlagen müssen dem Betriebsprüfer vorgelegt werden. Er darf sie allerdings nicht von sich aus aus Aktenschränken nehmen, oder irgendwelche Kästen, Schubladen, etc. öffnen.

Ergebnis. Auch wenn es prinzipiell kein Recht auf eine Verhandlung über die Feststellungen des Prüfers gibt, ist dies in der Praxis fast immer möglich. In dieser Verhandlung können noch einmal aufgetretene Missverständnisse ausgeräumt werden. Der Betriebsprüfer hat jedenfalls seine Feststellungen unter freier Beweiswürdigung zu treffen. Diese können auch zu Gunsten des Steuerpflichtigen ausfallen. Dem Unternehmen und seinem Steuerberater als Vertretung steht das Recht auf Parteiengehör zu.