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GPLA-Prüfung: Penibel geführte Unterlagen sind die halbe Miete

GPLA-Prüfung: Penibel geführte Unterlagen sind die halbe Miete

2003 war es soweit. Die „gemeinsame Prüfung lohnabhängiger Abgaben“ - kurz GPLA-Prüfung - erblickte das Licht der Welt. Ziel des Gesetzgebers war und ist es alle Dienstgeber flächendeckend in regelmäßigen Zeitabständen zu prüfen. Eine optimale Vorbereitung nimmt der GPLA-Prüfung viel von ihrem Schrecken.
Ist tatsächlich alles in Ordnung? Die Situation bei einer GPLA-Prüfung gleicht jener bei einer KFZ-Überprüfung. Auch wenn das Auto eigentlich in Ordnung ist, ist es keineswegs sicher, dass bei der „Autopickerl-Prüfung“ nicht doch etwas beanstandet wird. Ähnlich verhält es sich bei der GPLA-Prüfung, die fast immer ein mulmiges Gefühl verursacht.

Kein Wunder - wer weiss schon genau welche Sonderregelungen in den 1.500 Kollektivverträgen enthalten sind, oder wie der Prüfer die feinen Unterschiede zwischen einem echten und einem freien Dienstnehmer interpretiert. Um bei GPLA-Prüfungen Nachzahlungen tunlichst zu vermeiden, achten unsere Mitarbeiter schon im Vorfeld auf die Einhaltung der Vorschriften für Arbeitszeitaufzeichnungen und beraten Sie bei der  Ausgestaltung von Dienstverträgen. (Mehr dazu finden Sie im Bereich Personal & Recht.)

Prüfungsschwerpunkte.
Durchgeführt wird die GPLA-Prüfung entweder durch einen Prüfer der Gebietskrankenkasse oder durch das Finanzamt. Der Ablauf einer GPLA-Prüfung ist ähnlich wie bei einer Betriebsprüfung. Überprüft werden die Bereiche Sozialversicherung, Lohnsteuer und Kommunalsteuer. Dabei haben sich in den letzten Jahren folgende Prüfungsschwerpunkte herauskristallisiert:

  • Entspricht die Bezahlung der Mitarbeiter den entsprechenden kollektivvertraglichen Regelungen?
  • Stehen beantragte Pendlerpauschalen den Mitarbeitern auch tatsächlich zu?
  • Unterlagen wie Aufzeichnungen zur Arbeitszeit, Reiseaufzeichnungen, Urlaube oder Krankenstände werden auf ihre Schlüssigkeit bzw. eventuelle Mängel durchleuchtet.
  • Die Gewährung von Vorteilen aus dem Dienstverhältnis gegenüber den Mitarbeitern (zum Beispiel begünstigter Personaleinkauf) und die hierfür angesetzten Sachbezüge, die in entsprechender Höhe anzusetzen sind und versteuert werden müssen, wird ebenfalls durchleuchtet.
  • Weitere Zahlungen oder Vorteile gegenüber Dienstnehmern neben dem Gehaltsbezug, die sich aus der Buchhaltung ergeben.
  • Außerdem werden Verträge mit freien Dienstnehmern dahingehend geprüft, ob nicht doch ein echtes Dienstverhältnis vorliegt.

Aus der praktischen Erfahrung wissen wir, dass besonderes Augenmerk auf Sachbezüge, wie etwa Dienstauto und dessen private Nutzung, gelegt wird. Auch genau geführte Arbeitszeitaufzeichnungen sind ein heißes Eisen.

Unterlagen. Zwar muss der Unternehmer oder wir als Ihr Steuerberater dem Prüfer nicht durchgehend zur Verfügung stehen, es empfiehlt sich jedoch dem Prüfer die Ansprechpartner vorweg zu nennen. Unterlagen wie Betriebsvereinbarungen, Dienstverträge, Arbeitszeitaufzeichnungen, Lohnkonten samt allen dazugehörigen Unterlagen sollten auf alle Fälle zur Verfügung stehen.

Arbeitsrechtsexperten. Weil das Betätigungsfeld der GPLA-Prüfer immens groß ist, gibt es keine Garantie, dass nicht doch irgendetwas beanstandet wird. Um ihre Interessen zu wahren stehen unsere Arbeitsrechtsexperten immer Gewehr bei Fuß und werden bei Spezialthemen regelmäßig als zusätzliche Beratungsinstanz hinzugezogen. Prinzipiell gilt auch bei GPLA-Prüfungen: Genau geführte Unterlagen sind die halbe Miete.